Telegram Mail Gateway

Wnioski mieszkańców, zgłoszenia awarii infrastruktury i zapytania o procedury rozpraszają Cię na Telegramie? Wprowadź sformalizowany porządek, przenosząc komunikację obywatelską do bezpiecznej skrzynki e-mail.

Email <-> Telegram

Przestrzeganie rygorystycznych procedur prawnych oraz gwarancja najwyższego poziomu ochrony danych osobowych (RODO) decydują o zaufaniu do instytucji publicznych i osób pełniących funkcje publiczne. Jako niezależny konsultant ds. administracji, koordynator lokalnych projektów społecznych, radny czy rzecznik prasowy doceniasz Telegram za możliwość błyskawicznego odebrania od mieszkańca sygnału o usterce technicznej, podesłania zdjęcia zniszczonej infrastruktury czy skonsultowania pilnego komunikatu kryzysowego. Poważny problem formalny pojawia się jednak wtedy, gdy oficjalne wnioski obywateli, petycje czy wiążące ustalenia zostają rozproszone na prywatnych kontach w mobilnych komunikatorach. Nasza wyspecjalizowana platforma automatycznie konwertuje wiadomości i pliki z aplikacji w uporządkowaną, sformalizowaną i zgodną z procedurami korespondencję e-mail. Taki system gwarantuje, że żadna sprawa obywatelska nie zostanie pominięta ani pozostawiona bez oficjalnej odpowiedzi.

  • Sformalizowany rejestr petycji i zapytań: Wszelkie wnioski o dostęp do informacji publicznej, zgłoszenia od mieszkańców oraz zapytania prasowe trafiają bezpośrednio do jednej, zabezpieczonej i łatwej do przeszukiwania skrzynki e-mail.
  • Bezpieczna archiwizacja załączników: Nadsyłane przez obywateli zdjęcia szkód, dokumenty PDF, pliki tekstowe oraz skany pism zostają na stałe i bezpiecznie przypisane do odpowiednich, chronologicznych wątków wiadomości.
  • Zgodność z prawem i ścieżka dowodowa: Archiwizowanie ustaleń oraz odpowiedzi drogą mailową tworzy niepodważalną ścieżkę formalną, chroniącą przed zarzutami o bezczynność, opieszałość lub niedopełnienie obowiązków.
  • Urzędowy profesjonalizm i prywatność: Odbieraj zgłoszenia od mieszkańców i koordynuj konsultacje społeczne bez konieczności udostępniania swojego prywatnego konta Telegram lub numeru telefonu. Całość korespondencji trafia na służbowy e-mail.
  • Efektywna praca w skupieniu (Focus Work): Zyskaj idealne warunki do spokojnego analizowania trudnych spraw prawnych, weryfikacji dokumentów i wydawania opinii bez ciągłego odrywania uwagi przez powiadomienia z kanałów czatu.

This is your email

Utwórz własnego bota w kilka minut

(Nie wymaga kodowania)

Przed podłączeniem bota do naszej usługi musisz go utworzyć za pomocą oficjalnego menedżera botów Telegrama. To szybkie, darmowe i wymaga tylko kilku kroków:

  1. Otwórz Telegram i wyszukaj @BotFather
  2. Rozpocznij czat i wpisz /newbot
  3. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby:
    4. - Nadać botu nazwę (np. „Kontakt z Urzędem i Wsparcie Mieszkańców”)
    - Wybrać unikalną nazwę użytkownika kończącą się słowem bot (np. kontakt_urzad_bot)
  4. Po utworzeniu BotFather wyśle Ci token bota — długi ciąg liter i cyfr
  5. Skopiuj ten token, będzie Ci potrzebny do połączenia bota z naszą usługą e-mail w panelu administratora

Lub po prostu skorzystaj z naszego konta

Nie masz konta na Telegramie? Żaden problem. Możemy stworzyć Twój ekskluzywny bot w ramach naszego konta Telegram, a Ty będziesz mógł z niego korzystać bez konieczności rejestracji czy samodzielnego zarządzania czymkolwiek. Możesz to wybrać w naszym panelu administracyjnym.

Pamiętaj, że tworzenie tego bota wciąż musi zostać wykonane ręcznie, więc musisz chwilę poczekać, aż to dla Ciebie zrobimy.

Połącz swojego bota przez nasz panel

Rozpoczęcie pracy jest proste. Zaloguj się do swojego panelu administratora na email-to-sm.com i przejdź do panelu konfiguracji Telegrama. Stamtąd możesz:

  • wybrać nazwę swojego bota telegram
  • przypisać, kto ma mieć możliwość odbierania i wysyłania e-maili do bota

Dodaj bota Telegram do swojej strony internetowej

Gdy Twój bot jest już skonfigurowany, czas uczynić go widocznym dla mieszkańców i petentów. Oto jak osadzić go na swojej stronie lub portalu informacyjnym:

  • Użyj linku Telegram swojego bota (np. https://t.me/kontakt_urzad_bot)
  • Dodaj go do dowolnego przycisku, menu zgłoszeń lub sekcji kontaktowej na stronie
  • przykład
    Zgłoś usterkę / Prześlij wniosek


Bez AI! I więcej niż zgodność z RODO!

W sprawach publicznych i obywatelskich nie ma miejsca na błędy i konfabulacje generowane przez sztuczną inteligencję. Decyzje administracyjne, lokalne procedury oraz wnioski mieszkańców wymagają bezwzględnej rzetelności, empatii i precyzyjnej oceny merytorycznej – obywatele zasługują na profesjonalny, ludzki kontakt z urzędnikiem lub koordynatorem, a nie na zbywanie ich automatycznymi, maszynowymi formułkami.

Kwestie prywatności i bezpieczeństwa danych traktujemy z najwyższą powagą. Działamy w pełnej zgodności z RODO. Wszystkie dane, korespondencja, dokumenty PDF oraz zdjęcia zgłoszeń są hostowane wyłącznie na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Nie korzystamy z chmur amerykańskich korporacji (takich jak Microsoft, Google czy Amazon) – u nas informacje publiczne i dane osobowe mieszkańców są w 100% bezpieczne.